Unterschiedliche Kunden

Nun, wie versprochen, die ersten Eindrücke meiner ersten Kundenbeziehungen.
Und wie nicht anders zu erwarten waren die Anforderungen und Bedürfnisse extrem unterschiedlich, obwohl sich beide Unternehmen in derselben Branche befinden.

Nehmen wir Kunde A, der mit 2 Mitarbeitern ein kleines Unternehmen aufgebaut hat. Er macht alle seine kaufmännischen Tätigkeiten wie Angebote schreiben, Rechnungen schreiben und Ware bestellen selbst. Hier besteht kein Unterschied zu Kunde B.

Kunde A allerdings nutzt seinen Computer, einen etwas älteren PC mit der bereits aufgekündigten Version von Windows XP als reine Schreibmaschine mit Recherchemöglichkeit. Er schreibt seine Angebote und Rechnungen mit Excel, hat sich dafür in mühsamer Kleinarbeit und mit Unterstützung eines Bekannten schon ein paar Makros erstellen lassen.
Die Artikel für das Angebot / die Rechnung werden bereits durch Textkonserven gespeichert. Als Grundlage für neue Dokumente dient als Kopie immer das Vorhergehende.
Seine Datensicherung findet nicht statt, die Ordnerstruktur ist nicht gerade geordnet.
Zusätzlich meldet er sich als Standardbenutzer an, welcher auch Administratorrechte besitzt, sodass also alle Funktionen erlaubt sind.
Ist also auch ein Einfallstor für Viren und Trojaner !

Kunde B hingegen hat sich bereits frühzeitig mit seinen 3 Mitarbeitern für eine solide Softwarelösung entschieden. Diese leistet alles, was er so braucht, allerdings auch sehr viel mehr.
Seine Artikelstammdaten bezieht er dank seiner Softwarelösung via DATANORM Datenaustausch mit einigen Lieferanten. Jetzt hat er über 100.000 Artikelstammdaten im System, von denen er aber nur einen Bruchteil überhaupt benötigt.
Es kommen regelmäßig Updates, die laut seiner Aussage nicht mehr (wie früher) am Wochenende eingespielt werden, weil dann meistens nichts mehr geht und er den Support nicht erreichen kann.
Die Datensicherung macht er abends dann auch noch nach Feierabend.

Was heisst das für meine Softwarelösung ?

Ich bin auf dem richtigen Weg.
Einerseits biete ich eine nicht überfrachtete Lösung an, die sich im Laufe der Zeit den Bedürfnissen anpasst. Zum anderen "belästige" ich meine Kunden nicht mit Updates, denn diese passieren nach einem festgelegten Prozess inklusive Test, bevor dieses veröffentlicht wird. Der Kunde selbst merkt davon allerdings nichts. Und der Kunde braucht nicht nach Feierabnd noch eine Datensicherung machen, wobei wohl niemals geprüft wird, ob auch tatsächlich Daten gesichert wurden, oder aber die Datensicherungssoftware nur angibt, etwas gesichert zu haben.

Was aber für mich an diesem Kunden wichtig ist, dass trotz der geringen Größe dieses Unternehmens trotzdem versucht wird, effektiv zu arbeiten. Weil standardisierte Schnittstellen genutzt werden, wie z.B. DATANORM mit Lieferanten. Somit braucht sich dieser Kunde keine Gedanken machen, ob dieser Artikel wirklich in seinem Sortiment ist. Er ist es zwangsläufig.

Das bedeutet aber für mich, dass ich mich mit diesem Thema beschäftigen muss. Ich habe mir schon die notwendige Literatur bestellt und werde demnächst auch mit einigen Lieferanten sprechen, wie man den Datenaustausch vereinfachen kann.

Demnächst mehr !

Warum Datensicherung ?

Die Datensicherung der Unternehmensdaten wird leider in vielen, kleinen Unternehmen unterschätzt. Der Verlust dieser Daten kann in vielen Fällen zum Konkurs des Unternehmens führen.

Es können keine Auftragsdaten eingesehen werden, keine Abrechnungen erneut erstellt werden, die Auftragslage und deren Bearbeitungsstand sind nicht mehr sichtbar.
Die Sicherung ihrer Daten ist immens wichtig und darf nicht vernachlässigt werden. Alle ihre Unterlagen, aktuellen Aufträge, laufende Rechnungen, Mahnungen usw. sind nicht mehr vorhanden.
Stellen sie sich einfach vor, ihr PC oder Laptop wäre von heute an verschwunden !

Was bedeutet das für sie ?
Diese Systeme werden dann nur zu ihrem Zweck eingeschaltet und binnen kurzer Nutzungsdauer wieder ausgeschaltet. Sie können das mit einem Auto vergleichen, der nur zum Einkauf um die Ecke genutzt wird. Der Verschleiss ist so am Größten. Die Festplatte wird binnen kürzester Zeit ihren Dienst versagen.

Warum haben viele Unternehmen keine Datensicherung ?

Viele kleine Unternehmen wissen zum Teil gar nicht, wie man die Daten sichert. Wie spielt man sie nach einem Verlust wieder ein, welchen Stand hat man nach einem erneuten Einspielen der Daten eigentlich ?

Dieses spezifische KnowHow wird umso vielfältiger, je nach genutztem Betriebssystem. Bei den unterschiedlichen Windowssystemen werden unterschiedliche Sicherungsprogramme verwendet. Windows 7 beispielsweise kann nur auf externe Medien sichern, d.h. man muss sich zusätzliche Festplatten oder Bandstationen beschaffen. Dann muss man auch wissen, wie man das dann einrichtet und überwacht. In ganz vielen Unternehmen werden vielleicht Datensicherung gemacht, aber auch kontrolliert, ob die Daten auch wirklich gesichert wurden ? Höchstwahrscheinlich nicht.

Was passiert nach einem Datenverlust ?

Sollten sie also eine Datensicherung haben und diese ist auch korrekt, dann haben sie Glück. Aber trotzdem haben sie ein Problem, denn die Datensicherung wird vermutlich zu einem Zeitpunkt gemacht, wenn sie nicht im Büro sind.
Nun ist der Zeitpunkt aber interessant, denn die Datensicherung beinhaltet nur die Daten bis zur Sicherung, also nicht die Daten danach.
Sichern sie also ihre Daten immer am Wochenende, dann fehlen ihnen die Daten der folgenden Woche bis einschliesslich Freitag oder Samstag.
Es muss also eine Nacherfassung nach dem Einspielen der gesicherten Daten erfolgen. Haben sie noch alle Daten als Zettel parat ? Wissen sie noch, wer entsprechende Rechnungen bezahlt hat ? Wissen sie noch, welchen Auftrag sie diese Woche angenommen haben ? Welche Reklamation wollten sie bearbeiten oder haben sie die Arbeit schon begonnen ?

Stellen sie sich nur diese Fragen, der Rest fällt ihnen selbst schon ein.


Was können wir für sie tun ?

Wir betreiben diese Software auf hochwertigen Serversystemen. Diese Systeme sind redundant (mehrfaches Vorhandensein von IT Technik) ausgelegt. Doppelte Netzteile mit unterbrechungsfreier Stromversorgung, doppelte, verteilte Festplattensysteme, doppelte Netzwerktechnik. Somit reduziert man den kompletten Ausfall einer Komponente. Man kann aber trotzdem Pech haben und es fallen alle Komponenten gleichzeitig aus !
Dann greift aber die Softwarelösung, die wir einsetzen.
Die Software speichert jede Transaktion sofort ab und zwar auch redundant. Als Beispiel soll dienen, dass sie einen Auftrag anlegen und speichern. Dieser Auftrag wird sofort nach dem Speichern in die Datenbank gespeichert und die Daten dafür werden ebenfalls als sogenannte Transaktion separat gespeichert. Das heist, es wird nicht nur der aktuelle Datensatz des Auftrages aktualisiert, sondern auch ihre Eingaben werden zusätzlich gespeichert.
Wenn also jetzt doch der unwahrscheinliche Fall eines Datenverlustes eintreten sollte, wird die Datensicherung aber nur den Stand seit der letzten Sicherung beinhalten. Aber aufgrund der zusätzlich gespeicherten Transaktionen kann ihre Eingabe im Prinzip wiederholt werden ab dem Stand der Datensicherung.

Die Wiederherstellung wird dann in 2 Schritten durchgeführt.

a. Einspielen des letzten Datensicherungstandes
b. erneutes Ausführen aller danach stattgefunden Transaktionen (Eingaben)

Danach können sie auf Basis ihrer letzten Eingabe weiter arbeiten, ohne manuelles Nacherfassen von bereits erfassten Daten.
Je nach Dauer des Ausfalles gibt es natürlich weitere Aufträge, Zahlungseingänge usw., aber die konnten sie ja ohnehin nicht erfassen, weil das System ausfiel.
Das macht eben den Unterschied aus, ob sie selbst für die Datensicherung zuständig sind, oder aber ob sie professionelle Hilfe in Anspruch nehmen.

Demnächst mehr !

Organsiation ihrer Papierflut

Wer kennt das nicht ?
Täglich kommen neue Dokumente ins Unternehmen. Entweder sind es Werbezettel von Lieferanten, oder aber wichtige Unterlagen von Kunden und Geschäftspartnern.
Jedes Dokument erfüllt auf seine Art und Weise seinen Zweck und kann auch wichtig sein, allerdings kann dieses Dokument auch total unwichtig sein und gehört schlichtweg in den Papiermüll.
Aber wie unterscheidet man das Nützliche vom Wichtigen, das Unwichtige vom Nutzlosen ?
Hier ist vielleicht eine kleine Hilfestellung, die hilft ein bisschen Klarheit und Übersicht zu gewinnen.

Es gibt mindestens einen fixen Aussortier-Termin im Jahr. An diesem Tag werden Akten, Ordner und Mappen durchgesehen und Unterlagen zum Entsorgen aussortiert.

Ablagefächer werden täglich, mindestens aber am Wochenende ausgeräumt.

Von Zeitschriften werden interessante Artikel kopiert oder herausgeschnitten und dann wird die Zeitschrift entsorgt.

Jedes Dokument wird nur einmal abgelegt. Falls erforderlich, werden Querverweise statt Kopien abgelegt.

Ordner werden vor Ablage im Archiv aussortiert. Jeder Ordner wird mit einem „Verfallsdatum“ versehen, welches sich nach den erforderlichen Aufbewahrungsfristen richtet.

Zugestellte nicht erforderliche Informationen werden abbestellt.

Bei vertrauten Empfängern werden Ausgänge (Briefe, Faxe) mit einem Vermerk „Antwort nicht erforderlich“ versehen.

Damit die „Angst“ vor dem Wegwerfen reduziert wird, wird der Papierkorb nicht täglich geleert. Üblicherweise reicht einmal in der Woche.

Nutzen Sie die Möglichkeit, mehrere Seiten auf ein Blatt zu drucken. Für viele Dokumente, welche intern verwendet werden, reicht das vollkommen.

demnächst mehr !

Empfehlung von Kunden

Ja, auch das muss mal gesagt werden.

Einige neue Kunden fragten nach meinen beruflichen Fähigkeiten.
Nun, diese zu veröffentlichen hatte ich bis heute nicht dran gedacht.

Jetzt habe ich mich heute mal hingesetzt und meinen Lebenslauf etwas zusammengestrichen und eine kleine Seite mit meinem Profil erstellt.

Wer also Interesse hat, bitte anschauen.

Mein Profil

Dieses Profil wird jetzt als Link auch im Blog erscheinen.

Demnächst mehr !

Meine geschaltete Werbung und die Resonanz

Ich berichtete ja über meine erste Schaltung einer Werbeanzeige mit einer Auflage von 10.000 Stück.

Man kann schon jetzt sagen, es war richtig, die Annonce zu schalten. Aufgrund dieser Anzeige haben sich bereits drei Handwerksunternehmen gemeldet und möchten mein Angebot einer kostenlosen Beratung annehmen.

Termine habe ich auch schon, also werde ich nächste Woche weiter berichten.

Hier nochmal meine geschaltete Anzeige.

Haben sie ihr Zeitmanagement im Griff ?

Kennen sie auch das Problem, dass sie Termine mit Kunden vereinbaren und dann doch zu spät sind ?

Oder ein wichtiger Lieferant kommt zum vereinbarten Termin und sie sind noch im Gespräch mit einem Kunden ?
Nehmen sie sich einfach mal ihren Terminplaner zur Hand und gehen sie nachfolgende Liste durch. In diesem Falle ist es egal, ob sie z.B. Outlook am PC, den Terminplaner im Smartphone oder aber einen Filofax benutzen.
 

• Feste, wiederkehrende und regelmäßige Termine und Aufgaben während des Jahres eintragen.
  
• Abwesenheitsblöcke (Urlaub, Fortbildung etc.) mit senkrechten Linien am Datumsrand markieren.
  
• Alle bereits bekannten Termine ergänzen (farbliche Unterscheidung zwischen beruflichen und privaten Terminen).
  
• Unsichere Termine mit Bleistift eintragen.
  
• Geburtstage eintragen.
  
• Termine – falls erforderlich - mit zusätzlichen Informationen ergänzen (Name und Telefon-Nr. des Gesprächspartners, Ort, Thema).
  
• Allen zeitlich nicht näher festgelegten Tätigkeiten eine Priorität vergeben.
  
• Aufgaben mit Verweisen ergänzen, z.B. Verweis auf Unterlagen in der Ablage.
  
• Für häufig vorkommende Termine, Aufgaben und Begriffe sinnvolle Abkürzungen einführen.
  
• Erledigtes abhaken oder durchstreichen, nicht Erledigtes auf ein neues Datum übertragen.
  
• Adress- und Telefonkartei ständig aktualisieren.
  
• Nicht mehr benötigte Notizen, Unterlagen... aussortieren
  (eventuell außerhalb archivieren).
  
• Prüfen, ob Inhalte (vorgedruckte Seiten) zur Neige gehen und diese rechtzeitig ergänzen.
  
• Mittels einer sinnvollen Aufteilung Übersicht verschaffen - Geschäftlich: Projekte, Kundendaten etc., - Privat: Ziele/Vorhaben, Ideen etc., - Sonstiges: Hoteladressen, Restaurants etc. und diese Aufteilung als Inhaltsverzeichnis vorne abheften.
  

demnächst mehr !

Entrümpeln sie ihr Unternehmen ?

Haben sie sich schon mal ernsthaft gefragt, ob alles in ihrem Unternehmen optimal funktioniert ?
Oder sind sie eher der Typ "mal sehen was kommt" ?

Mit den folgenden Fragen können sie einen Teil ihrer internen Organisation verbessern und strukturieren.
Nehmen sie sich einfach ein paar Minuten Zeit pro Tag und gehen sie diese Fragen durch und beantworten sie diese ehrlich für sich.

Bei den Fragen a) bis c) kann ihnen natürlich die geeignete Softwarelösung Auskunft geben. Jeder Auftrag bei dashandwerk.net zeigt ihnen sofort und online die nötigen Informationen. 
Diese Daten werden dann noch zusammengefasst je Kunde und können dann nach Umsatz und/oder Rohertrag sortiert werden. Sie erhalten sofort eine top-ten Liste.

Bei den anderen Fragen stehen wir ihnen gerne zur Verfügung, nutzen sie unser Angebot.
Weitere Infos unter www.dashandwerk.net
 
a) Mit welchen Kunden, Produkten, Dienstleistungen machen wir nur mehr geringen oder gar keinen Gewinn?
b) Mit welchen Kunden, Produkten, Dienstleistungen machen wir den meisten Gewinn?
c) Bei welchen Kunden, Produkten, Dienstleistungen lassen sich Änderungen oder lässt sich ein Trend erkennen?
d) Welche Kunden, Produkte, Dienstleistungen haben wir nur aus Gewohnheit „im Programm“?
e) Was kann ohne negative Folgen in einem Bereich ersatzlos gestrichen oder wenigstens reduziert werden (regelmäßige Besprechungen, Abläufe, Formulare etc.)?
e) Welche gewinnbringenden Ideen wurden bisher aufgeschoben und können kurzfristig umgesetzt werden
f) Welche Aufgaben werden nur aus Gefälligkeit erledigt?
g) Was würden wir nicht ein weiteres Mal beginnen, wenn wir es nicht schon begonnen hätten?
h) Welche Abläufe und Aufgaben lassen sich vereinfachen? 

Viel Erfolg !

Was bedeutet "intelligente Software" ?

Es gibt bei der Bereitstellung und Erfassung von Daten immer wieder neue Erkenntnisse im Laufe der Zeit. Eine intelligente Software stellt nun diese Veränderung in Form von variablen, änderbaren Eingabefeldern zur Verfügung.
Das heisst, es gibt eine gewisse Anzahl an Feldern zur Eingabe von Informationen, die für das jeweilige Unternehmen individuell definiert werden können.

Ein Beispiel:

Ihre Kunden beauftragen sie schon seit Jahren und erwarten keine weiteren Details auf den ausgestellten Belegen. Ihre Rechnung z.B. enthält alle notwendigen Informationen wie Datum, Beschreibung, Menge und den Preis. Soweit alles in Ordnung.
Aber nun konnten sie einen neuen Kunden gewinnen, der aber gerne eine bestimmte Information auf den Belegen haben möchte, die auftragsbezogen vorkommen.
Was müssen sie jetzt mit ihrer aktuellen Software tun ?
Sie müssen ihre Softwarefirma anrufen und eine Änderung beauftragen, denn dieser neue Kunde besteht auf diese Information.
Ihr Softwarepartner wird möglicherweise ein Angebot erstellen, oder ihnen raten, mit dem Kunden zu sprechen, oder ihnen empfehlen, diese Information an anderer Stelle als dem Auftrag zu platzieren.
Wie auch immer, sie sind jetzt in der Klemme.
Mit intelligenter Software ist das ganz einfach. Sie haben mehrere individuelle Felder zur Verfügung, denen sie ganz einfach ihren individuellen Namen geben. Danach können sie die gewünschte Information erfassen und der Beleg ist für diesen Kunden korrekt und ohne Beanstandung.

So einfach kann es gehen und ohne Aufwand und Kosten.

demnächst mehr !

Wozu braucht man eigentlich einen PC, Laptop oder Tablet ?

Viele haben ein solches Gerät und wissen nur damit umzugehen, indem sie bei Google im Internet recherchieren. Dann wird nach allerlei Dingen und Informationen recherchiert, was man aber auch in einer Bibliothek hätte tun können.
Der Handwerker nutzt diese Geräte vielleicht noch, um ein Angebot zu schreiben und eine Rechnung nach getaner Arbeit.
Aber mit der richtigen Software kann man erstaunlich viel leisten und bewegen, auch wenn man glaubt, dass es sehr viel Arbeit ist, diese neuen Daten erstmal zu erfassen.

Aber erst mit der Erfassung von Daten wird man erst erfolgreich. Ohne diese erfassten Daten würde ja auch die eigene Recherche nach einem Kochrezept, nach der richtigen Pflanze für den Balkon usw. ohne Ergebnis enden, hätte nicht irgendein fachkundiger Mensch diese Daten erfasst.
Gleiches gilt also für die eigenen Daten des eigenen Unternehmens.

Was aber macht Sinn an Daten ? Welche Daten sollte man eingeben und welcher aber auch nicht ?
Diese Fragen sind schwer zu beantworten, sind sie doch Bestandteil des eigenen Unternehmens. Jede Information kann nützlich sein. Jedes Detail wird vielleicht nochmal gebraucht.

Aber auch hier hilft einem eine intelligente Softwarelösung. Denn diese stellt eine Vielzahl von Eingabemöglichkeiten zur Verfügung und verknüpft aber nur die Informationen miteinander, die auch später benötigt werden.

demnächst mehr !

Die Spannung steigt

Ich bin ja so gespannt auf die Reaktion nach der Veröffentlichung des Flyers mit 10.000 Stück.

Heute erstmal eine Mail von VistaPrint bekommen. Beinhaltet nur die Rechnung schon mal, aber die Lieferung der Vistenkarten erfolgt erst zum 23.09.
Ganz schön lange, wenn man bedenkt, dass ich am 08.09. bestellt habe.

Ich frage mich, warum so viele positiv über VistaPrint berichten ?

Heute habe ich eine Anzeige geschaltet im Informationsblättchen für den Kulturverein.

10.000 Auflage und Gebiet Großraum Bremen.

Bin gespannt, welche Reaktionen wohl kommen.
Am 20.09.2014 sind alle 10.000 verteilt und liegen aus.

Heute hat die Handwerkskammer sich gemeldet.
Hat angerufen und mir mitgeteilt, dass sich aufgrund Urlaubszeit alles noch etwas verzögert.
Schade, aber was soll man machen.

Meine Werbeanzeige nimmt Form an.
Meine liebe Freundin hat mir einen Textvorschlag unterbreitet.

Wir verstehen ihr Handwerk.
Die richtige Lösung für ihr Unternehmen.

Finde ich richtig gut und kurz und knackig.

Habe darufhin meine Homepage angepasst, sodass das eigentliche Angebot jetzt auf der Startseite unter "Aktuelles" zu sehen ist.

Habe heute die Unterlagen und Preise für die Schaltung einer Annonce gelesen.
Zeitung fällt aus, weil zu teuer.
Flyer hört sich preislich sehr gut an, aber die Größe ist etwas klein, somit fehlen ein paar Infos.
Mit einer lieben Freundin versuche ich jetzt den Text zu kürzen, sodass er in die Anzeigengröße passt.

Die Handwerkskammer hat sich leider noch nicht gemeldet. Hier hake ich aber nach.

Folgenden Werbetext versuche ich mal in einem Flyer und in der Zeitung zu veröffentlichen.
Mal schauen, was die Preise sagen. Vielleicht ist es auch zu teuer.

Habe heute mit der Handwerkskammer gesprochen.
Es war ein sehr nettes Gespräch.
Mein Ansprechpartner hat mit mir gemeinsam sehr offen über die Thematik eines kleinen "Testuserkreises" diskutiert.
Er hat mir zugesagt, sich bis nächste Woche meine Software anzuschauen und dass wir dann gemeinsam über eine weitere Vorgehensweise sprechen.

Ich freue mich, dass ich dort ein Ohr gefunden habe.

Mal sehen, wie es nächste Woche weitergeht.