Täglich kommen neue Dokumente ins Unternehmen. Entweder sind es Werbezettel von Lieferanten, oder aber wichtige Unterlagen von Kunden und Geschäftspartnern.
Jedes Dokument erfüllt auf seine Art und Weise seinen Zweck und kann auch wichtig sein, allerdings kann dieses Dokument auch total unwichtig sein und gehört schlichtweg in den Papiermüll.
Aber wie unterscheidet man das Nützliche vom Wichtigen, das Unwichtige vom Nutzlosen ?
Hier ist vielleicht eine kleine Hilfestellung, die hilft ein bisschen Klarheit und Übersicht zu gewinnen.
Es
gibt mindestens einen fixen Aussortier-Termin im Jahr. An diesem Tag
werden Akten, Ordner und Mappen durchgesehen und Unterlagen zum
Entsorgen aussortiert.
Ablagefächer
werden täglich, mindestens aber am Wochenende ausgeräumt.
Von
Zeitschriften werden interessante Artikel kopiert oder
herausgeschnitten und dann wird die Zeitschrift entsorgt.
Jedes
Dokument wird nur einmal abgelegt. Falls erforderlich, werden
Querverweise statt Kopien abgelegt.
Ordner
werden vor Ablage im Archiv aussortiert. Jeder Ordner wird mit einem
„Verfallsdatum“ versehen, welches sich nach den erforderlichen
Aufbewahrungsfristen richtet.
Zugestellte
nicht erforderliche Informationen werden abbestellt.
Bei
vertrauten Empfängern werden Ausgänge (Briefe, Faxe) mit einem
Vermerk „Antwort nicht erforderlich“ versehen.
Damit
die „Angst“ vor dem Wegwerfen reduziert wird, wird der Papierkorb
nicht täglich geleert. Üblicherweise reicht einmal in der Woche.
Nutzen
Sie die Möglichkeit, mehrere Seiten auf ein Blatt zu drucken. Für
viele Dokumente, welche intern verwendet werden, reicht das
vollkommen.
demnächst mehr !
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