Wieviel EDV braucht man wirklich ?

Heutzutage will jeder möglichst up-to-date sein und kauft sich ein Smartphone, ein Tablet oder aber die neuesten PC's und Laptops.

Das gleiche gilt für die meisten Handwerker, die allerdings auch so verfahren, wenn sie sich für eine neue kaufmännische Software entscheiden.

Dabei setzen viele darauf, dass der Anbieter bekannt ist und möglichst viele Funktionen anbietet.

Aber braucht man die Vielzahl an Funktionen als kleines Handwerksunternehmen wirklich ?

Wenn man ehrlich ist, benötigt man wirklich wenig, um sein Geschäft erfolgreich führen zu können.

Stammdaten:

Sehr wichtig, denn die Kunden- und Lieferantendaten sind Hauptbestandteil eines guten Geschäftes. Ordentlich gepflegt und schnell auffindbar erlauben sie dem Handwerker mehr Effizienz in seiner Arbeit.

Gleiches gilt dann auch für Leistungen und Materialien (Artikel).

Angebotserstellung:

Ist wichtig, aber auch hier wird die Funktionalität meistens überschätzt.

Viele Kunden möchten gerne vor Auftragserteilung ein schriftliches Angebot. Das kleine Handwerksunternehmen hat meistens keine Zeit, um ein Angebot nochmals schriftlich zu erstellen und spricht stattdessen lieber vor Ort mit seinem Kunden und nennt ihm direkt Preis und Dauer.

Dennoch kann diese Funktion in einer kaufmännischen Software nützlich sein, denn auf die Vielzahl kommt es schliesslich an. Wer also viele Kundenkontakte hat und viele Angebote abgeben muss, sollte auf diese Funktion nicht verzichten.

Auftragsabwicklung:

Sehr wichtig, da hier alle Daten zur Durchführung vorhanden sind. Meistens auch die Vorschau des möglichen Gewinnes, bzw. Verlustes.

Wenn alle Stammdaten korrekt gepflegt sind, kann man vorher schon erkennen, ob sich dieser Auftrag lohnen wird, bzw. schon vorher Gegenmaßnahmen einleiten.

Beispielsweise schon den richtigen Mitarbeiter auswählen, damit sich die Arbeitszeiten am Objekt vielleicht verkürzen lassen durch die entsprechende Qualifizierung des Mitarbeiters.

Nachkalkulation / Statistik:

Im Grunde gilt hier das Gleiche wie für die Auftragsabwicklung. Nur mit dem Unterschied, dass es sich hierbei um die Nachbetrachtung handelt, um neue Aufträge besser zu kalkulieren und Fehler für zukünftige Kundenanforderungen zu vermeiden.

Lagerabwicklung:

Hier denke ich kann man diese Funktionalitäten getrost vergessen. Das kleine Handwerksunternehmen hat meistens keine großen Lagerbestände und die Ermittlung eines Durchschnittspreises und sonstiger, lagerspezifischen Preise ist nicht notwendig.

Jeder eingekaufte Artikel wird sofort für den Kunden verwendet. Der Rest sind vermutlich Verbrauchsartikel wie Kleber, Nägel, Bohrer usw.

Diese im Lager und damit bestandsmässig zu führen ist für kleine Handwerksbetriebe sehr zeitaufwendig.

Bestellwesen:

Hier gilt wiederum das Gleiche wie für die Lagerabwicklung. Zusätzlich Bestellungen zu erfassen erhöht zwar den Überblick und man kann nicht vergessen, was und wann eine Ware bestellt wurde, aber der Zeitfaktor spielt hier ebenfalls für kleine Handwerksbetriebe eine wesentliche Rolle.

Datenschnittstellen:

Viele Softwarelösungen bieten eine hohe Zahl an Datenschnittstellen an, aber braucht man diese wirklich ?

Vorstellbar sind im Bereich Sanitär beispielsweise DATANORM, da sich hier ein Standard gebildet hat. In anderen Bereichen möglicherweise ebenfalls, aber alle anderen ?

Zu Schnittautomaten, zu CAD Anwendungen, zu Buchhaltungssystemen, zu grafischen Lagersystemen usw.

Fazit:

Für kleine Handwerksunternehmen (< 5 Mitarbeiter) gibt es derzeit am Markt keine vernünftige Softwarelösung. Meistens sind die angebotenen Lösungen sehr umfangreich, wobei das kleine Handwerksunternehmen nur einen Bruchteil benötigt, aber trotzdem den Gesamtumfang bezahlen muss.

Shareware Tools bieten zwar weniger Leistungsumfang, aber eben auch sonst keine Hilfe. Läuft die Software nicht wie versprochen, dann kann man Glück haben und mit dem Hersteller über neue, verbesserte Funktionen sprechen. Aber meistens hat man Pech.

Wir versuchen eben genau die Mitte zu treffen.

dashandwerk.net stellt eine weniger umfangreiche Softwarelösung zur Verfügung, die den Praxistest in einem kleinen Handwerksunternehmen bestanden hat.

Die Software kostet wenig, weil ja auch weniger Funktionen enthalten sind, aber trotzdem erhalten sie professionellen Support und Verbesserungen, auch ohne Update Kosten.

Und weil die Softwarelösung in der CLOUD funktioniert, brauchen sie sich weder um Datensicherung, noch um neue Hardware wie Server kümmern.

Probieren sie es einfach mal aus und melden sich mit dem DEMO Account an.

Demnächst mehr.

Schaffen wir das Handbuch ab ?

Erstmal vielen Dank für die Antworten zu diesem Thema. Es sind zwar noch nicht viele Antworten, aber das zeigt trotzdem, dass die Mehrheit für ein Online Handbuch stimmt.
Aber die Software dashandwerk.net kann noch mehr als das !

Die Bedienerhilfe kann um individuelle Texte erweitert werden.
Warum ? Das fragen sie sich jetzt vielleicht ?

Ganz einfach !

Jeder Bediener versteht seine Anmerkungen im Zweifel besser, als jeder andere. Ausserdem können dann entsprechende Beispiele erfasst werden, die allen Benutzern helfen, die richtigen Daten einzugeben, insbesondere dann, wenn die benutzten Begrifflichkeiten abweichen.

Hier nochmals die Umfrage.

Gerne können sie sich weiter dazu äussern und mir einen Kommentar schicken.

Demnächst mehr !



Sind Handbücher für Softwareprogramme nützlich ?
Ja, wenn sie online sind
Ja, wenn sie als Buch vorliegen
Nein, egal ob online oder als Papier
Ergebnis zeigen

Schaffen wir das klassische Handbuch ab ?

An dieser Stelle möchte ich gerne eine Umfrage zu erstellten Tutorials / Handbüchern starten.

Viele Softwarefirmen schwören auf Handbücher, Onlinehilfe und vieles mehr.
Jeder behauptet, das non plus ultra erstellt zu haben. Die Hilfestellung ist einfach und praktikabel.
Aber ist das wirklich so ?


Senden sie einfach eine Mail an info@dashandwerk.net
oder schreiben sie einen Kommentar, gerne auch anonym
oder schreiben sie in ihrem eigenen Blog und verlinken auf meine Umfrage.

Vielen Dank an alle Leser dieses Blogs.

Demnächst mehr !

Sind Handbücher für Softwareprogramme nützlich ?
Ja, wenn sie online sind
Ja, wenn sie als Buch vorliegen
Nein, egal ob online oder als Papier
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Sitzen sie richtig ?

Viele Menschen sitzen an ihrem Arbeitsplatz nicht richtig.
Die Folge sind Verspannungen, die dann noch zu Kopfschmerzen führen können.
Hier eine kleine Agenda für das richtige Sitzen am Arbeitsplatz.


Können Sie mit geneigtem Kopf die höchste Zeile auf Ihrem Monitor lesen?
Ein Winkel von ca. 35 Grad unterhalb Ihrer waagerechten Sehachse ist perfekt.

Sie haben kein Fenster oder andere Lichtquelle hinter sich, die für Reflexionen auf Ihrem Bildschirm sorgen.
Trifft das zu?

Sitzen Sie so, dass sich ein Fenster auf Ihrer rechten oder linken Seite befindet?

Zeigt Ihr Bildschirm in Richtung einer raumhohen Wand ohne Fenster?

Ist Ihr Bildschirm so aufgestellt, dass Sie ihn direkt betrachten können, ohne den Oberkörper dabei drehen zu müssen?

Ist Ihre Bildschirmauflösung so eingestellt, dass Sie auch kleine Schriften ohne Probleme lesen können?

Verwenden Sie schwarze Schrift auf weißem Untergrund?

Vermeiden Sie die Farben Rot und Blau bei der Bildschirmarbeit?

Haben Sie das Bild hinsichtlich Helligkeit und Kontrast auf Ihre Bedürfnisse angepasst?

Nutzen Sie einen Vorlagenhalter zum Abtippen von Unterlagen?






Demnächst mehr !

Ein erneuter Kundenbesuch

Gestern war wieder einer dieser Tage, die immer in Erinnerung bleiben.

Beim Kunden, einem kleinen Tischler, hatte ich meine kostenlose Beratung angeboten und er hat sie auch genutzt.
Ich fuhr also wie bei allen Terminen nach Feierabend zu ihm und wir besprachen seine Ideen und Sorgen.
Wir diskutierten über das für und wieder von kaufmännischer Software. Dabei stellte sich heraus, dass wir gar nicht so weit auseinander liegen, dass nur die Erfahrung und Hilfe fehlte.
Beides konnte ich ihm sehr gut verdeutlichen und ihn überzeugen, sich zum Wohle seines kleinen Unternehmens mit der Nutzung einer entsprechenden Software zu beschäftigen.

Wir diskutierten dann längere Zeit über seine Vorgänge und Prozesse und er forderte mich auf, diese genau zu dokumentieren und dann wieder mit ihm Kontakt aufzunehmen.

Ich sagte, "genau das ist mein Job" und freute mich über diese gute Zusammenarbeit. Auch der Unternehmer war sichtlich beeindruckt und freute sich ebenfalls auf das nächste Zusammentreffen.

Also werde ich mich hinsetzen und wie bei allen meinen Kundenkontakten einen Prozessablauf skizzieren und diesen dann besprechen.
Dann wird es noch einige Anpassungen geben, die man in puncto Detailtiefe noch ergänzen muss, aber dann hat man ein Gerüst, auf welchem man aufbauen kann.

Danach gehen wir dann los und setzen uns mit meiner Handwerkssoftware zusammen und spielen diese Prozesse und Abläufe gemeinsam durch.

Demnächst mehr !

Betreiben sie Fehleranalyse ?

Jeder Unternehmer und Privatperson macht Fehler !

Fehler sind ein sehr gutes Mittel, um daraus zu lernen. Jeder Fehler, sei er noch so winzig, oder aber fatal, bedeutet, dass im Ablauf und im Prozess noch Handlungsspielräume sind, die bis jetzt noch nicht bekannt waren.

Grundsätzlich sind Fehler dazu da, um aus ihnen zu lernen und die Abläufe sicherer und beherschbar zu machen.

Daher möchte ich hier eine kurze Liste an Fragen bereitstellen, die sich jeder vielleicht mal anschauen kann und so seine eigenen Fehler besser zu dokumentieren und nachhaltig daraus zu lernen.

Wo genau hat der Fehler begonnen ?

Was wurde unternommen, um den Fehler zu „mildern“ bzw. zu vermeiden ?

Ist der Fehler schon öfters passiert und wenn ja, bei wem ?

Ist der gleiche Fehler schon mehreren Mitarbeitern passiert ?

Ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auch anderen der gleiche Fehler passiert ?

Passiert der Fehler öfters und wenn ja, warum ?

Besteht die Gefahr, dass dem Mitarbeiter der gleiche Fehler nochmals geschieht ?

Wie kann vermieden werden, dass der Fehler in Zukunft nochmals eintritt ?

Kann gegebenenfalls eine Kontrollstelle zwischengeschaltet werden ? Wenn ja:

Wer könnte das sein?

Waren Systemfaktoren für den Fehler ausschlaggebend ?

Können diese Faktoren komplett ausgeschaltet werden und wenn ja, wie?

Demnächst mehr !

Potenziale im Cloud-Computing

Handwerksunternehmen sind heute auf IT-Unterstützung angewiesen, um möglichst effizient arbeiten zu können.
Neue servicebasierte Angebote über das Internet bieten dabei eine Reihe von Vorteilen.
So entfällt beispielsweise der Aufwand für Wartung und Aktualisierung der Software und auftretende Probleme werden beim IT-Dienstleister behoben.


Dieses wird aus einer Studie des Frauenhofer Instituts klar ersichtlich.

Hier eine zusammengefasste Darstellung.

Was ist bei Internet-Anwendungen wichtig ?

Den meisten Betrieben sind Sicherheitstechnologien am wichtigsten, vor allem das Gesundheitsgewerbe hat mit 45 Prozent der befragten Betriebe, die diesen Punkt auf Platz 1 sehen, besonders hohe Anforderungen, da vermehrt mit persönlichen Daten umgegangen wird. Insgesamt stehen geeignete Funktionen und Bedienbarkeit auf Platz 2 und sind großen Betrieben besonders wichtig. Auch zeichnet sich ab, dass für spezielle Anforderungen z. B. im Kraftfahrzeuggewerbe dieser Punkt mit 40 Prozent überdurchschnittlich hoch bewertet wird. Bestätigte Vertrauenswürdigkeit zum Beispiel durch Testurteile und Gütesiegel ist nur für 15 Prozent der Befragten wichtig und noch weniger, knapp acht Prozent, verlassen sich auf Empfehlungen von Kammern, Kollegen und Bekannten. Auffallend ist, dass Empfehlungen im Bauhauptgewerbe fast doppelt so wichtig sind wie in den anderen Gewerbegruppen.

Wartung und Datensicherung ?

Weniger als die Hälfte hat die Datensicherung automatisiert beziehungsweise die Verantwortung an ihren IT-Dienstleister ausgelagert. Je größer ein Betrieb, desto häufiger ist das der Fall. Mehr als die Hälfte der Befragten gibt an, Datensicherung manuell zu betreiben. Positiv zu bemerken ist, dass nur insgesamt vier der 368 befragten Unternehmen angegeben haben gar keine Datensicherung durchzuführen, vier weitere Teilnehmer haben zu dieser Frage keine Angabe gemacht.

Terminabstimmung über das Internet ist für jeden dritten Betrieb interessant.

Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten

Die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, deren Abnahme und Kontrolle, sowie
die Dokumenten-Zusammenführung auf einen gemeinsamen Stand sind IT-Funktionen,
die eine Kooperation wesentlich unterstützen können. Sie lassen sich in die jeweilige Unternehmenssoftware integrieren und leichter umsetzen wenn alles in der »Cloud«
läuft. Nur wenige Befragte haben angegeben, dass es solche Funktionen in den von ihnen derzeit eingesetzten Lösungen gibt. Ein Drittel der Betriebe fänden die gleichzeitige Bearbeitungen von Dokumenten jedoch hilfreich, noch etwas mehr interessieren sich für Funktionen, die eine Abnahme und Kontrolle von Dokumenten erlaubt, sowie deren Zusammenführung auf einen gemeinsamen Stand. Rund die Hälfte finden solche Funktionen nicht wichtig. Genauer untersucht werden muss, ob es sich um einen tatsächlich nicht vorhandenen Bedarf handelt oder ob es bei der Wahl dieser Antwortoption auch darum ging, dass keine zusätzlichen Anwendungen gewünscht werden.

Die gesamte Studie kann man hier lesen.

Demnächst mehr !

Die einfache Auftragserfassung

Es gibt so viele gute Ideen, um die Aufträge zu erfassen.
Viele sind dabei kompliziert und komplex, da möglichst viele Informationen für diesen Auftrag erfasst werden sollen.
Schaut man sich die handelsüblichen Softwareprogramme an, stellt man schnell fest, dass jede für sich sinnvoll und mehr oder weniger handhabbar ist.

Was macht aber nun doch den Unterschied aus ?

Bei uns wird kein Datum erfasst, sondern wie der Handwerker nun mal arbeitet, nach Wochentag und Kalenderwoche.
Bei uns findet eine sogenannte Schnellerfassung statt, soll heissen, alle Daten werden mittels Tab-Taste durchgängig erfasst. Die Reihenfolge wird durch den Auftrag und die Auftragspostion selbst festgelegt.
Felder, die nicht benötigt werden, werden durch die Positionsart definiert und dann auch ausgeblendet. Es stehen also je Positionsart Z = Zeiten, M = Material / Artikel und L = Leistung andere Felder zur Verfügung.
Die Eingabemaske bleibt entsprechend übersichtlich.

Wie bei allen anderen Softwarelösungen auch können natürlich bereits erfasste Texte erneut gesucht und ausgewählt werden.
Noch nicht gespeicherte Preise werden automatisch vorgeschlagen und wenn gewollt, in einer Preisliste zum Kunden, zur Kundengruppe sofort gespeichert. Der nächste Aufruf dieser Position vermindert erneut die Eingabe von Details.

Wer sich das gerne in der Praxis anschauen möchte, sei herzlich eingeladen, sich dieses Video anzuschauen. Es zeigt ebenso die Arbeitsweise unserer Software-Lösung für Handwerker.

demnächst mehr !

Kunde mit Begeisterung

Gestern Abend wieder einen Kundenbesuch, der meine kostenlose Beratung in Anspruch genommen hat.
Der Beginn war etwas zäh könnte man sagen, denn das Eis musste erst gebrochen werden.
Aber nach einer guten halben Stunde war es dann soweit. Er sprudelte nur so heraus mit seinen Ideen und mit dem, was er in seinem kleinen Handwerksbetrieb mit einem Angestellten so vor hat.

Aber er hat keine Ahnung, wie er das alles bewältigen soll. Zudem fehlen ihm die notwendigen, kaufmännischen Hintergründe.
Natürlich schreibt er heute Angebote und Rechnungen, aber wie fast alle in seiner Größenordnung mit MS Excel. Nachgehalten und analysiert werden diese Aufträge später dann nicht.
Die Frage nach der Ausbeute dieses Auftrages kann nicht beantwortet werden.
Wieviele Stunden hat er kalkuliert, bis die Arbeit für den Kunden zufriedenstellend fertig ist ?
Wieviel Zeit hat er dann tatsächlich gebraucht ?
Passte das Verhältnis von Planung und Realität ?
Was hat er ggfs. falsch eingeschätzt und woraus muss er später lernen ?

Alles Fragen, die wir gemeinsam bis in die späten Abendstunden bewältigt haben und natürlich noch viel mehr.

Was mir aber grundsätzlich aufgefallen ist und wofür ich diese kleinen Handwerksbetriebe bewundere ?
Ihr Engagement für ihre Sache, ihr Durchhaltevermögen und die richtige Einschätzung ihrer Lage. Welcher Großunternehmer setzt sich mit Beratern bis in die späten Abendstunden hin und diskutiert und fachsimpelt über sein Unternehmen ?
Viele Großunternehmer entlassen lieber ihre Belegschaft, anstatt über interne Verbesserungsmaßnahmen, Fehlersuche oder sonstiges nachzudenken.

Das ist es, was den kleinen Handwerksbetrieb ausmacht.

Umfrage zu Handbüchern und Tutorials

An dieser Stelle möchte ich gerne eine Umfrage zu erstellten Tutorials / Handbüchern starten.

Viele Softwarefirmen schwören auf Handbücher, Onlinehilfe und vieles mehr.
Jeder behauptet, das non plus ultra erstellt zu haben. Die Hilfestellung ist einfach und praktikabel.
Aber ist das wirklich so ?


Zu diesen einfachen Fragen würde ich mich freuen, Antworten zu bekommen.
Senden sie einfach eine Mail an info@dashandwerk.net
oder schreiben einen Kommentar, gerne auch anonym
oder sie schreiben in ihrem eigenen Blog und verlinken auf diesen Artikel.

Vielen Dank an alle Leser dieses Blogs.

Demnächst mehr !


Welche Kriterien müssen für ein gutes Handbuch / gute Onlinehilfe vorhanden sein ?

Sind Beschreibungen des Ablaufes nicht viel wichtiger als die reine Beschreibung eines Felders und dessen Funktion ?

Wie wichtig sind Handbücher und Bedienerhilfen in ihrem Unternehmen ?

Welchen Nutzen bringen sie tatsächlich im täglichen Nutzen mit ihrer Software ?



Sind Handbücher für Softwareprogramme nützlich ?
Ja, wenn sie online sind
Ja, wenn sie als Buch vorliegen
Nein, egal ob online oder als Papier
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Kundenlob tut immer gut

Nun habe ich auch mal für mich etwas positives zu berichten.

Ein Kunde und mittlerweile ein guter Freund hat mir seinen Erfahrungsbericht mit dashandwerk.net geschickt.

Hier ein paar Auszüge aus seinem Schreiben.

Die im Jahre 2008 noch kleine Schreinerei Schöffel GmbH konnte durch Beratung und den Einsatz der Handwerkersoftware binnen 5 Jahre seine Arbeitsabläufe verbessern, die Mitarbeiter motivieren, den Umsatz vervierfachen und die Gewinnmarge verdreifachen.

Wir hatten alle Aufträge manuell aufgeschrieben, ebenso die Stundenzettel und Aufmaßblätter. Nach Fertigstellung der Arbeiten mussten wir alle Zettel wieder zusammensuchen, alle geleisteten Zeiten und Materialien manuell zusammentragen und gemeinsam an unsere Bürokraft übergeben, damit diese dann eine Rechnung per Schreibmaschine schreiben konnte.

Allerdings wussten wir, dass die Suche nach geschriebenen Zetteln, bereits abgerechneten Leistungen und die Nachkalkulation für uns schwierig war, bzw. wir enorme „Suchzeiten“ aufbringen mussten, da die Ablage rein nach Datum organisiert war. Wenn das nicht bekannt war, suchten wir ewig – und das bisweilen ohne Erfolg. Daher beauftragten wir einen Coach, der uns helfen sollte.

Leider wurde dieses Coaching nicht nur teuer, sondern es brachte uns auch nicht viel weiter. Wir erfuhren zwar, wie man Zettel und Aufträge ablegte, aber die bessere Organisation gelang uns dadurch nicht.

Da bot mir ein Kunde seine Hilfe an. Er war IT Leiter und erzählte mir von seinen Erfahrungen im Bereich Prozesse und Organisation. Wir trafen uns fortan fast täglich in den Abendstunden, wobei wir über mein Unternehmen sprachen, deren Probleme und meine persönlichen Ziele. Er hörte sich meine Ideen und Ausführungen geduldig an und hinterfragte bestehende Abläufe. Hierbei musste ich erkennen, dass der formale Durchlauf eines Auftrages nicht individuell zu behandeln ist, sondern einheitliche Prozesse einzuführen sind. Dass das in meiner Firma funktionieren kann wollte ich zuerst nicht war haben, da wir schließlich verschiedenste Arbeiten / Aufgaben täglich haben. Meine anfängliche Haltung es als praxisferne Theorie abzutun bröckelte immer mehr, da ich mit jedem Gespräch Einblicke in Betriebswirtschaftliche Abläufe bekam.

Da ich nun effizienter arbeiten konnte, wurden mehr Aufträge in der gleichen Zeit fertiggestellt. Ich musste neue Mitarbeiter einstellen, um mein Wachstum bewerkstelligen zu können.

Im Kundenkontakt ist das Ansehen meiner Firma gewachsen, da mein jetzt strukturiertes abarbeiten von Aufträgen kaum noch Nachfragen auf wirft. Sie erhielten nicht nur eine bessere Arbeit in puncto Zeit und Qualität, sondern auch zeitnah eine aussagekräftige Rechnung. Reklamationen konnte ich aufgrund meines neuen Ablagesystems schneller abarbeiten. Auch dies erhöhte die Kundenzufriedenheit. Alle Belege werden schnell aus dem Programm erzeugt und durch entsprechende Hinterlegung im Programm für die entsprechenden Abteilungen (Einkauf, Buchhaltung usw.) gedruckt ohne umständliches, manuelles Kopieren.

Heute, etwa 5 Jahre später, habe ich 14 Mitarbeiter, habe meinen Umsatz verdreifacht und meine Gewinnmarge vervierfacht. Es werden keine Aufträge vergessen – und somit auch alle abgerechnet. Meine Mitarbeiter müssen keine Zettel mehr suchen und haben mehr Zeit für die eigentliche Arbeit und tragen die Neuerungen gerne mit, da auch deren Arbeitstag entspannter geworden ist. Ich kann die Leistung meiner Mitarbeiter besser vergüten und ihnen entsprechende Boni gewähren.

Den gesamten Text können sie hier lesen  

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